01
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2023年からの実績
翻訳、要約、書類検索、経費関連の確認、メール下書き、問い合わせ整理など、日々の業務で使えるAIを少しずつ導入してきました。
PRACTICAL AI OPERATIONS
実務に合わせた
AI活用と業務改善
アジアコミュニケーション株式会社は、グループ各拠点のバックオフィス、社内連絡、問い合わせ対応、書類管理を支えるため、AIを実務の中で使い、改善しています。
AI FOR BACK OFFICE
AIに業務を合わせない。
AIに業務を合わせない。
業務に合ったAIを使う。
Asiacom Groupでは、AIを大きく見せるためではなく、実際の業務を整理し、確認しやすくするために使っています。対象は、翻訳、要約、書類検索、経費関連の確認、メール下書き、問い合わせ整理、社内通知、未処理事項の確認などです。
重要な判断や最終確認は人が行います。AIは情報整理、確認補助、下書き、分類、通知を支援する役割として運用します。
日本法人のAI業務の軸
アジアコミュニケーション株式会社のAI活用は、実績、現地適応、自社カスタマイズの3つを軸に整理しています。
02
02
現地に合わせたAI設計
香港、インドネシア、フィリピンなど、拠点ごとの業務環境、通信環境、使いやすい端末、取引先対応に合わせて設計します。
03
03
自社エンジニアとA2A連携
汎用型AIをそのまま使うだけではなく、自社エンジニアが業務ごとに小さなAI支援を作り、必要な部分だけを連携させます。
SINCE 2023
まずは、社員の
日常業務を軽くする。
Asiacom Groupでは、2023年から、社内業務にAIを取り入れ、バックオフィス業務を段階的に改善してきました。目的は、社員が単純な整理作業や下書き作成に使う時間を減らし、貿易実務、取引先対応、判断が必要な業務に集中できる環境を作ることです。
数字を大きく見せることよりも、毎日の業務で実際に使えることを重視しています。
DOCUMENTS
書類・写真・情報整理
書類、写真、メール、問い合わせ内容を整理し、担当者が確認しやすい状態にします。
COMMUNICATION
翻訳・要約・下書き
多言語のやり取り、メール下書き、問い合わせ整理を支援します。
ACCOUNTING
経費・請求関連の確認補助
経費書類や請求関連情報を整理し、経理側が確認しやすい形にします。
TASK CHECK
未処理・未返信の確認
未処理、未入力、未返信を見落としにくくするため、確認すべき情報を可視化します。
LOCAL DESIGN
現地に合わせたAI設計
国や地域によって、取引先対応、社員の利用環境、通信環境、使いやすい端末は異なります。Asiacomでは、現地の実務に合わせてAIとシステムの形を変えます。
HONG KONG
現地に合わせた見せ方
香港では、AIを強く前面に出すのではなく、現地の商習慣や取引先対応に合わせ、問い合わせ対応、情報整理、社内確認を支える補助的な仕組みとして設計します。
INDONESIA / PHILIPPINES
スマートフォン中心の現地運用
インドネシア、フィリピンでは、現地スタッフが使いやすいスマートフォン中心の業務システムを重視します。連絡、確認、入力、報告、写真や書類の共有を、現地の利用環境に合わせて整備します。
TOKYO HQ
日本HQによる情報整理
日本HQでは、各拠点からの情報を必要な範囲で整理し、バックオフィス、経理、問い合わせ対応、社内連絡に活用できるよう管理します。
国や地域をまたぐ情報の取扱いについては、利用目的、アクセス権限、保存期間、ログ管理、安全管理措置、現地法令を踏まえて運用します。
IN-HOUSE ENGINEERING / A2A
汎用型AIだけでは、
貿易実務には足りない。
貿易業務では、言語、書類形式、写真、手書き資料、現地スタッフからの報告、取引先ごとの確認事項が案件ごとに異なります。そのため、汎用型AIをそのまま使うだけでは、実務に十分合わない場面があります。
Asiacom Groupでは、自社エンジニアが業務内容に合わせてAIと社内システムをカスタマイズします。大きな一体型システムではなく、業務ごとに小さなAI支援を分け、必要な部分だけを接続します。
A2A連携の考え方
A2A連携とは、問い合わせ、経理、書類管理、社内通知、現地報告など、業務ごとに分けた小さなAIや社内システムを、必要に応じて連携させる考え方です。
たとえば、現地スタッフから送られた写真やメッセージを整理し、必要に応じて翻訳、分類、経理確認、担当者通知につなげます。
BLUE
問い合わせ・公開情報案内
SECRETARY
社内連絡・通知ハブ
GREEN
経理・書類確認補助
FIELD TO HQ WORKFLOW
現地と日本HQをつなぐ流れ
1
現地入力
スマホから写真、書類、メッセージを送信。
2
HQ受信
日本HQ側で必要情報を整理。
3
翻訳・分類
AIが翻訳、分類、下準備を支援。
4
業務連携
経理、社内通知、問い合わせ対応へ連携。
5
人が確認
担当者が最終確認し、必要な対応を行う。
TOKYO HQ / AI CENTER
現地を知る力とAIを、HQでつなぐ。
スマートフォン中心の現地運用、HQでの情報整理、社内AI連携については、東京HQ AIセンターのページで補足します。
東京HQ AIセンターを見る ›BLUE IVE
公開情報案内と問い合わせ初期案内。
Blue Iveは、公開WEBページの案内、AI全文検索、問い合わせ初期案内を担当する外部向けAIです。日本法人のAI業務全体とは分けて、役割を限定して運用します。
Blue Iveを見る ›AI利用と情報管理の基本方針
WHAT AI DOES
AIが支援すること
- ・メールや問い合わせ内容の整理
- ・返信案、翻訳、要約の作成
- ・書類、写真、業務記録の分類
- ・未処理、未返信、確認漏れの可視化
- ・社内通知、確認依頼、担当者連携
WHAT PEOPLE DECIDE
人が判断すること
- ・取引先との重要な判断
- ・契約、法令、コンプライアンス対応
- ・銀行、役所、外部機関への正式対応
- ・貿易実務上の最終確認
- ・AI出力内容の採用可否
AIに入力する情報は、業務目的に必要な範囲に限定します。個人情報、取引先情報、社内情報を扱う場合は、アクセス権限、保存期間、ログ管理、安全管理措置、各国・地域の法令を踏まえて運用します。
FAQ
Asiacom GroupのAI活用と業務改善に関する基本的な内容を整理しています。
Q
Asiacom GroupのAI活用の目的は何ですか？
A
AIを前面に出すことではなく、グループ各拠点のバックオフィス、問い合わせ対応、書類管理、社内連絡を支えるために、実務に合わせてAIを活用することです。
Q
汎用型AIだけで運用しない理由は何ですか？
A
貿易業務では、言語、書類形式、写真、手書き資料、現地報告、取引先ごとの確認事項が案件ごとに異なるため、自社エンジニアが業務に合わせてカスタマイズしています。
Q
A2A連携とは何ですか？
A
問い合わせ、経理、書類管理、社内通知、現地報告など、業務ごとに分けた小さなAIや社内システムを、必要に応じて連携させる考え方です。
Q
AIが最終判断を行いますか？
A
いいえ。AIは情報整理、翻訳、分類、下書き、通知を支援します。取引判断、契約判断、経理承認、正式な外部対応は担当者または管理者が確認して行います。
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CONTACT
お問い合わせ
AI活用、バックオフィス業務改善、日本HQの管理体制に関するお問い合わせは日本法人へ。貿易実務、輸出入、取引に関するお問い合わせは各担当窓口へご連絡ください。